ADHDはメールのやり取りが苦手?文章下手を直したいときの改善法

ADHDは、文章表現が苦手な場合がある

話の内容をまとめられない

ADHD(注意欠如・多動性障害)は発達障害の一種で、主に注意力のコントロールに困難を感じやすい障害です。

注意を向け続けることが苦手なため、整理や管理などにも苦しんでいることがあるのではないでしょうか。その整理にも様々なものがありますが、中でもメールなど「人に伝える文章」に苦労しているケースが多いです。

メールや手紙などの表現が苦手

文章表現のやり取りは手紙やメール、報告書から伝達のメモまで幅広く使われています。これらを仕事で使うとき、「どうやって文章をまとめればよいのだろう?」と悩むことはないでしょうか。または相手に伝えた際、「内容が散らかっていて分かりづらい」など言われて改善に困っているというケースも考えられます。

さて、今回はそのような「文章表現」に苦労しているあなたのための、
○文章表現・メールが苦手な原因はどのようなものなのか
○文章下手を治す改善法はどのようなものか

について紹介します。

【ADHD】文章表現・メールが苦手な原因

口頭で言った方が得意で、早いと感じている

「字が汚く、あまり文字を書くことをしたくない」「メールやチャットなどの分を打つくらいなら、直接言った方が楽」などの理由から、文章表現を避けていることはありませんか?

確かに直接で口頭で言うべきことも存在します。相手からの回答もすぐにもらえます(「今は明確な答えがない」という回答も含む)。しかし口頭連絡は電話と同じで、やり取りの間相手を束縛してしまうことがデメリットです。

会話と違い、始めに最後までを考えておく必要がある

口頭での会話は、相手の言葉を聞きながら内容を組み立てていくことができます。しかし、メールなどの文章表現は一回の発信で結論までを説明しなければなりません。

ADHDは事前に道筋を立てて動くことが苦手なケースが多いです。そのため、事前にゴールまで想像して伝えるということに困ることがあるのではないでしょうか。

送信後、受信メールの確認を忘れてしまう

ADHDを持つ方は、物忘れが多いことがあり、かつこまめに受信メールをチェックするなどの管理作業が苦手です。

受信メールがたまっていることはありませんか?また、受信されていたにもかかわらず、チェック漏れで相手に送信を催促した経験があった方もいたのではないでしょうか。

このような面倒な作業をするくらいなら、口頭で聞いた方が楽と考えることがあります。

返信する時間をうまく作れない

時間管理が苦手で、メールを見る・打つための「隙間(すきま)時間」を作ることが苦手です。気が付いたら「あ…今メール返しとけばよかった」と後悔したことはありませんか?

またメールを打つのにも時間を要すると考えていると、「いま、返信できる」と考えることも少なくなります。したがってなかなか返信する時間を設けられず、困っていることがあるのではないでしょうか。

今後はメールやチャットの普及で、より文章のやり取りが必要になる

今後は情報通信技術が進み、メールやチャットなどを活用した仕事が増えていきます。テレワークやリモートワークなど、オフィスと離れた場所で仕事をする場合はほとんどが文章でのやり取りです。

オフィスでも双方の状況に合わせて、口頭と文章表現を使い分けられればベストです。

それでは、どのように改善すればよいのでしょうか。

関連記事:テレワークで使用する情報通信ツールは?チャットワークなど紹介!

文章下手、メール下手を直したいときの改善法

字の美しさが必要とは限らない。見やすい字を心掛ける

手書きでの伝達は、相手に情報が伝わることが第一です。そのため文字の美しさより、見やすさを心がけましょう。相手に分かる字を書いていれば、「汚い字」とも言われにくくなります。なぜなら字が分かりづらいがために、『汚い字だな』という発想につながるからです。

こちらをチェックして、相手に伝わる文字の書き方を身に着けていきましょう。

メールは件名か冒頭に要件を伝え、文章は短めにまとめる

メールなどの文章表現(報告)と口頭報告の共通点は「結論を最初に言うと伝わりやすい」点です。メールで言えば、結論が分かるまで最後まで読み探すことは、相手にとっての負担になります。

文章をまとめることに苦労していたら、最低限「結論・要点は最初に持ってくる」ことのみでも改善されます。

件名欄に要点を入れれば、タイトルを見ただけで意図が伝わる可能性があるのです。「何を伝えたいか」、「何をしたいか・してほしいか」がすぐに分かるだけで、相手のメールを読む負担が少なくなります。

メールはきっかけ作りに留め要件を口頭で伝えるなど、対話手段を組み合わせる

もし、文章表現でのやり取りが苦手な場合は、口頭連絡と組み合わせる方法もあります。メールで「今からそちらにお伺いします」などときっかけ・声かけのみ送信し、細かい内容は口頭で伝えるという方法です。

報連相のコツをつかんで、対話手段を組み合あわせる方法もあります。

また、相談が苦手な場合はこちらをチェックして、コミュニケーションについて相談してみましょう。

時間的な問題がなければ、返せるメールはすぐに返す

メールの返信は、できる限りすぐに返信しましょう。返信不要の場合や、回答期日が決まっている場合を除き、返事は早い方が相手のためにもなります。

また、要確認・要返信メールがたまっていくと、確認・返信漏れのおそれも高まるわけです。「いっぱいあるな…」と負担に感じない程度に、できる限り早い返答を心がけましょう。

カスタマイズ就業で、働き方を検討してみよう

カスタマイズ就業」という言葉を聞いたことがありますか?自分の弱みをどうカバーしていくかという対処より、本来持っている特性を強みとして活かすという働き方です。

例えば、「どうしてもメールやチャットなどを使えない…。口頭連絡ならできるのに」というときがあるとしましょう。そのときは少人数でひとつの場所に密集して取り組む環境を選べば、口頭連絡を多用して活かすことができます。

また、反対に「口頭連絡が苦手な分、メールやチャットをもっと勉強して仕事に活かしていきたい」というケースもあるでしょう。その場合も通信技術を多く使うテレワークなどの仕事を選んでいけば、そこまで弱みを感じることなく成長を望めるわけです。

無理をせずあなたらしく働ける方法が、まだまだあるかもしれません。詳しくはSalad編集部までご相談ください。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

文章での表現は口頭と異なる部分もあるため、使いづらいと避けがちな方もいるのではないでしょうか。しかし、共通して言えるのは「短くまとめた方がよい」ことです。ですから短くまとめることさえできれば、文章表現のセンスなどを意識する必要もほぼなくなります。

相手に不快なく意思を伝えられるように、様々なツールを使えるよう心掛けていきましょう。