テレワークの業務管理に情報通信ツールが多く使われている
時間や場所にとらわれない柔軟な働き方には、情報通信ツールが不可欠
テレワークは、時間や場所にとらわれないことで、柔軟な働き方ができることが魅力の働き方です。これにより、通勤などの負担をなくし、効率よく業務を行うことが主な目的になります。
テレワークの業務管理など、主に情報通信を利用して業務を進めていきます。そのためテレワークを進めるうえで、情報通信のツールを知ることはとても大切です。
今回は、厚生労働省が紹介している労務管理ツールをもとに、テレワークで使用している主な情報通信ツールを紹介していきます。
ツールごとに、メリット・デメリットも併せてご紹介します。あなたの特性や生活環境と照らし合わせて、企業に提案する参考となりましたら幸いです。
【報告や業務管理で使用】テレワークで使用する情報通信ツール
Eメール
テレワークの導入企業で最も多く使われているツールです。
【メリット】
◎記録として残るので、何度も読み返せる。
◎複数の物事をまとめて報告できる。
◎メールを閲覧、送信するタイミングが自由。
◎会話が苦手な方でも落ち着いてやり取りできる。
◎企業内で共有しやすい。
【デメリット】
◎利用者数が多いため、フィッシング詐欺や情報漏えいなどのリスクが高い。
◎業務用にアカウントを新規に追加するなど、公私混同を防ぐ必要がある。
◎緊急時など、即時に相手の返答を求める際には向いていない。
電話
メールに次いで、多く使われているツールです。
【メリット】
◎時間をかけず、すぐに行うことができる。
◎緊急時にも対応しやすい。
◎対話の中で報連相を行いやすい。
◎特別なスキル習得、アカウントの取得が不要
【デメリット】
◎相手の時間や状況の把握が必要。
◎電話が苦手な方の場合、うまく意思を伝えられない場合がある。
◎対話の内容など、詳細の記録が残りにくい。
勤怠管理システム
企業の中にはテレワークの業務管理をスムーズに行えるよう、勤怠管理ツールを導入している場合があります。始業・終業時間などを入力することで、あなたの勤務状況が記録されます。
【メリット】
◎始業・終業の入力を行うだけで報告が完了する。
◎入力漏れがあった場合、企業で把握しやすいため安心できる。
【デメリット】
◎導入している企業が少ない。
◎入力方法など、作業内容を習得する必要がある。
遠隔通信などで、業務中常時在席を確認する
遠隔通信（Skypeなどのビデオ会議システム）を用いて、出勤や在籍状況を把握するツールを使用している企業もあります。
【メリット】
◎報告の手間がかからない。
◎リアルタイムで管理しているので、緊急時に対応しやすい。
◎管理しやすいので、企業も安心しやすい。
◎オンオフのタイミングをはかりやすい。
【デメリット】
◎常に見られているという精神的負担を感じやすい。
◎緊張してしまい、集中できないケースがある。
チャットなどを利用するケースもある。
他にもチャットツールや、テレビ通話などもできるzoom、Skypeなどを使用するケースもあります。
チャットワーク
テレワークの導入企業で、近年普及しています。
【メリット】
◎メールよりも手軽、LINEのような相互コミュニケーションが可能
◎記録として残るので、何度も読み返せる。
◎複数の物事をまとめて報告できる。
◎閲覧、送信するタイミングが自由。
◎会話が苦手な方でも落ち着いてやり取りできる。
◎企業内で共有しやすい。
◎セキュリテイもしっかりしている。
【デメリット】
◎ログインが必要。メッセージをログアウトしている状態だと確認できない。
◎緊急時など、即時に相手の返答を求める際には向いていない。
このような情報通信ツールが主にテレワークで使用されています。テレワークにとって、情報通信は「命」です。報連相、成果物の報告など、ほとんどの業務を情報通信で行います。
今後テレワークの導入が進むことで、新たなツールも出てくるかも？
今後テレワークは各地方にも進出しており、その取り組みも進められています。導入する企業も緩やかながら増加傾向にあります。
関連記事：地方に住みつつ都市部の給料で働ける！「ふるさとテレワーク」を紹介
そのため、今後は今回ご紹介したツールの他にも使用されるツールが出てくるのではないでしょうか。
テレワークを始める際は、企業の方とよく相談していきましょう。情報通信ツールをスムーズに活用し、お互いが心地よくやり取りできるといいですね。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。テレワークは、あなたが普段使っているツールから、これから学ぶ必要があるツールまで、様々なツールを使用しています。
あなたが希望している企業のテレワークは、どんなツールを使用しているか。業務管理の上で大切になってくるポイントです。企業と相談して、あなたからも良い働き方を提案していきましょう。
