テレワークのデメリットとは?【円滑なコミュニケーションのコツ4つ】

テレワークにはデメリットはある?

テレワークを導入する企業が増えています。ITツールの普及と、成果による報酬の仕組みが一般化してきているためです。働く個人にとっても、場所や時間にとらわれず、通勤の負担を減らすことができるため、人気が広がっています。

そんなテレワークにも、デメリットは存在します。

テレワークのデメリットを理解し、円滑なコミュニケーションを実現するには、どのようにしたらいいのでしょうか。まずは、デメリットとして示されることの多い5つを紹介します。

1)コミュニケーション不足に陥ってしまうことが最も大きい

テレワークでは一人で作業を進めているとはいえ、同じオフィスで業務を行うときと同様企業内でのチームワークは不可欠です。

改めて言葉にしますと当然のように感じられるかも知れませんが、それぞれの動きが「見えない」ということは、業務を進めていくうえで想像以上に難しいことです。

同じオフィスで業務を進めているときには、見ていれば分かる範囲のことが、分からなくなることが多くなります。

従って同じオフィスで仕事をしているとき同様の行動のみですと、コミュニケーション不足になり、業務がスムーズに行かなくなるデメリットがあります。

そのため、相手には見えない状況を自ら考え、主体的に発信しあうことが重要になってきます。

2)経費の制度が曖昧な会社がある

テレワークであれば、業務やコミュニケーションツールとしてパソコンやタブレットなどを使用して業務を進めていくことが多く、使用に応じて電気代や通信費がかかります。

使用しているツールが企業で貸与された公用のものなどではなく、個人のもので業務を進めていく場合、経費制度や管理方法が曖昧な会社ですと、通信費や電気代の個人負担が多くなってしまうというデメリットがあります。

3)オンオフの切り替えが難しい

また、オンオフの切り替えが難しいことも挙げられます。

原則として、プライベートと仕事を切り替えるスイッチは「自分の意志」となります。

特に障がいを持つ方で「過集中」の特性のある方や、気候の変化などに伴い日々の体調の管理が困難な方にとっては「オンオフをどう切り替えるか」の工夫が重要なポイントとなります。

また、不調時や非常時にどう伝えるかという方法を事前に確認し共有し合っていないと、対応がスムーズにできなくなるというリスクがあります。

4)評価を示しにくい

テレワークは自分のペースで進められるからこそ、気分のままに進めれば状況は不安定になるというリスクがあります。

自分以外の相手にも分かりやすく、正確な状況を発信することが必須となってくるため、業務の成果や進行が見えにくく、評価を示すのが難しいというデメリットがあります。

お互いの信頼関係の構築には、毎日できる限り定量的、かつ具体的な報告で、相手の不安を解消していくことが必要です。

5)セキュリティに気をつけないといけない

オフィスの公用パソコンであれば、取り扱う情報やサイトやツールは限られており、会社として比較的容易にセキュリティの管理ができます。

しかし、離れた場所で業務を行うテレワークにおいて、個人のパソコンなどを仕事でも併用する方法の場合は使用する人間によって個人差があり、その対処も多岐にわたることから、情報セキュリティのリスクが高まるというデメリットがあります。

対処として、ウィルスソフトの支給を会社に依頼するか、秘匿情報を個人の端末で扱わないなど、業務を行う個人ひとりひとりがよりセキュリティの意識をもって業務に臨む必要があります。

テレワークで、円滑なコミュニケーションを実現するコツ4つ

1)まずは、チームの仕事の目的を理解することが大事

前述のとおり、お互いの状況が見えないというデメリットをカバーする方法として、チーム内で「何のために業務を行うのか」など、目的を共有し、理解し合うことが大切です。

仕事の目的や経過などを視覚化して、常に共有できる環境があると、お互いに安心して業務が進められるコツの1つになります。

2)チームの仕事の目的の実現のために、自分ができることを提案してみる

さらに、この目的の理解し合うためにもそれぞれが何を行うかという自分のテーマを積極的に発信し、できることを提案していくこともテレワークをスムーズに進めていくコツとなります。

3)自分の仕事の行動計画を月次、週次、日次でたててみる

自分のペースで業務を進められるテレワークにおいて、自己管理は重要です。その自己管理を行うコツとしまして、日々の仕事の計画を月次、週次、日次で立てて、共有すると良いでしょう。

さらに、それに対してどれだけ業務が進んだかという進捗状況も発信できれば、お互いの仕事状況の把握がより分かりやすくなると思います。

4)業務の報告は、業務開始前と業務終了前に、具体的に行う

離れた場所でも円滑に業務を進めるために、業務の開始と業務の終了は、自分から発信する必要があります。

さらにお互いの状況が見えないデメリットをカバーするために、開始と終了の報告は、より具体的に行うと良いでしょう。

また、長期的な業務などの場合は、開始と終了の間に経過も報告すると、スムーズに進むケースがあります。

【ポイント】信頼関係は、日々の行動で培われる!行動で示すことで、コミュニケーションが円滑に

テレワークは相手の目には見えない行動や意志が多い分、不安です。

その不安を解消していくために相手にどう伝えるかということを考え、具体的に行動していくことでコミュニケーションが円滑になり、お互いの信頼関係の構築にぐっと近づきます。

遠隔コミュニケーションを行うための、ツールってどんなものがある?

Web会議システムを活用

遠隔コミュニケーションを行うツールとして、Web会議システムのハングアウトや、チャットも行えるスカイプ、ズームミーティングなど様々なツールがあります。

チャットツールの活用

個人同士のやり取りや頻度の高いコミュニケーションの時のツールとして、クラウドソーシングなどでも活用されているチャットワークや、ビジネスチャットアプリのSlack(スラック)などもあります。

無料電話も!

また、メッセンジャーや電話回線を使用せず通信でもって通話を行うため、通話料が無料であるLINEの電話機能なども便利なコミュニケーションツールとして挙げられます。

使いやすいコミュニケーションツールは、こちらから提案

離れた場所でのコミュニケーションのため、電話もツールの1つになりますが、障がいの特性によって、電話対応の得手、不得手には個人差があります。

電話対応が苦手であるという場合には代替の方法として、自分がコミュニケーションを行う際にスムーズに伝えられる方法やツールを考え、きちんと相手に提案することが大切です。

また、複数人のチームの場合は「AさんはLINE、Bさんはスカイプ」とコミュニケーションツールがバラバラになってしまうと共有が難しくなる場合もありますので、相手がどのツールを使用しているかを予め確認したうえで提案したほうが良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

現在、通信技術が発達し、通勤、移動をせずにお互いに離れた場所でも仕事ができる便利な社会になりました。

その一方で、これまでにお伝えしました相手の状況が見えにくいというデメリットがあります。

テレワークを行う際でも、同じフロアで仕事をしているときと同様、お互いの仕事がより分かりやすく安心して進められるようなコミュニケーションを心がけていきましょう。

→参考:在宅勤務でアルバイトや副業は可能?【精神・発達障害の方向け】
→参考:テレワークは不公平?同僚にずるいと思われないためにできること4つ