テレワークで失敗しないための工夫とは?よくあるケースから学ぼう

テレワーク導入が進む一方、失敗してしまう企業も出ている。

企業のテレワーク導入が進んでいる

いま、企業内の業務の効率化や人材確保を目的として、テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークの導入率は、平成25年は全国の企業の9.3パーセントだったのが、平成27年には16.2パーセントまで増加しています。

参照:総務省|平成30年版 情報通信白書|広がるテレワーク利用

一方、テレワーク導入に失敗して不安を感じている企業もある

しかし、残り8割以上の企業が、現在テレワークを導入していません。
〇導入したことで効果を感じない
〇導入して逆効果になってしまった

という理由から、導入をやめてしまった企業も出てきています。

テレワークの効果ついて、およそ2割未満の企業が「効果を感じない」「よくわからない」と回答しており、導入していない企業のほとんどが「導入の予定はない」と回答しています。

参照:テレワークの普及動向|テレワーク情報サイト – 総務省
参照:国土交通省 平成29年 テレワーク人口実態調査

これまでに行ってきた形式を変え、テレワークを導入したことはどれだけ大変なことなのでしょうか。今回は、テレワークを導入して、失敗になりやすいケースをご紹介します。

今回の記事をもとに、あなたの取り組み方を工夫する参考になりましたら幸いです。

テレワーク導入が失敗になりやすいケース

業務目的が分からず、長時間労働になってしまった。

そもそもテレワークは、通勤時間やオフィスでの長時間労働を防ぐための取り組みです。

しかし、
〇相手が見えない状況で、うまく報連相のタイミングがつかめない。
〇指示がないため、うまく仕事を進められない。
〇時間配分が分からない。気が付いたら業務終了時刻を過ぎていた。
〇周囲の業務の流れが見えないので、うまく段取りを組めない。
〇「見ればわかる」ものまで言わないといけない手間がある。

このような事情から、「企業の業務目的」と「利用者の取り組み方」がずれてしまいがちです。やがて長時間労働になり、かえって労働時間が増えてしまったケースがあります。

情報通信ツールや通信環境の不具合に対応できない

テレワークでスムーズに行うには、お互いが情報通信ツールのスキルがないといけません。

「急にテレワークになったけど、チャットのログイン方法が分からない・・」
「ログインのパスワードを忘れてしまった・・」
「メールを正しく送信できない・・どう対処したらよいの?」など、
緊急の不具合にも対応できるスキルが必要です。

このような
〇情報通信ツールのスキル不足でコミュニケーションが取れない
〇通信環境に関する知識が不足していて、不具合に対応できない

などから、テレワークに失敗しやすいケースにつながってしまいます。

情報セキュリティ対策の方法が分からない。

「ウィルスなどの存在は知っているけど、具体的にどうしたらよいか分からない。」ということはありませんか?

このような不安を抱えていると、失敗をする前に導入をあきらめてしまう企業が多いです。

ウィルスやサイバー攻撃などを防ぐには、利用者個々の知識や意識も必要になります。そのため企業単位での対処が難しく、テレワークに不安を感じるからです。

情報が留まってしまう結果、業務効率が下がってしまった

「報告のEメールを送ったけれど、上司から連絡が来て同じ内容のFAXを送る」ということはありませんか?ペーパーレス化のための電子情報の報告を、紙でカバーしている状態です。

このような二度手間から、そもそも効率化を図るためにテレワークを導入したのに、逆に経費がかさんでしまうことがあります。これでは業務の効率化は図れません。そうして、テレワークの導入をやめてしまう企業もいます。

このような失敗しやすいケースをもとに、あなたがテレワークをするうえでどんなことに工夫したらよいかをご紹介します。

あなたが行う、テレワークで失敗しないための工夫

企業の方に業務の課題、成果への必須項目を確認する。

【業務目的を明確にする】
テレワークは、自分で作業を進めなくてはなりません。その場に上司もいないため、分からないたびに聞くということもできません。そのため、上司とよく話し合うことが必要です。

成果に必要なものはどんなことか。自分の業務目的を明確にしておきましょう。仕事の道筋が分かれば段取りも組みやすくなり、長時間労働もなくなります。

関連記事:【テレワークで働く!】効率良く成果を出す『時間管理』のヒント
関連記事:【長時間労働を防ぐ】テレワーク短時間集中のコツをマスターしよう!

情報通信ツールのスキル、情報セキュリティ対策の知識を習得する

【ITに慣れる】
テレワークで使用するツールはメールや電話だけではありません。

チャットやスカイプなど、さまざまなツールを使用しています。今後はWeb会議など、さらに進化していきます。

こちらの記事を参考にして、テレワークで必要な通信ツールは、自由に使えるようにマスターしておきましょう。

スキル習得に不安を感じている方は、Salad編集部までご相談ください。また、あなた自身でウィルスなどを防ぐ心掛けが必要です。

詳しくはこちらの記事「【テレワークで働きたい】気をつけるべきセキリュティ対策とは?」を参照してください。

報連相のタイミングに注意する

【業務や指示、報告の見落としのないように工夫する】
その他重ねて報告する必要がないように、上司とよく話し合い、報連相の形式やタイミングを明確にしておきましょう。

これにより、報連相の過不足を防ぐことができます。

関連記事:【テレワークの不安解消法】業務の「見える化」4選

まとめ

いかがでしたでしょうか。

テレワークを導入する企業が増えているとはいえ、まだ全体の2割にも及びません。ほとんどの企業が、まだテレワーク導入に不安や疑問を感じています。

これを少しでも解消するために上記の事項を心がけ、テレワークで活躍していける力を身につけましょう。