【障害者雇用】事務職未経験でも応募したい。必須パソコンスキルは?

これまで事務職は未経験ながらも、トライしてみたい

事務職を希望し、履歴書を書く女性

事務職とは

「事務職」とひとまとめにして良く言われますが、事務のお仕事には様々な種類があります。

例えば、
・書類の作成や処理・ファイリングや管理
・データ入力や管理
・電話応対・来客応対
・企業内の経費を計算する(経理)
・企業内の「人の動き」を管理する(人事・総務)
少し挙げただけでも、これだけの種類の業務があるのです。

これから事務職を希望している場合、まず「事務のどのような業務を行うのか」を求人票や企業のホームページなどから確認しておくとよいでしょう。

どの業務にも、一定のパソコンスキルが求められることが多い

パソコン操作を懸命に学ぶ女性
かつては紙ベースで行われていた作業も、現在はデータで管理されることが増えてきました。このような事態から、作業をするうえでパソコンなどのIT端末を使用する機会が多くなっています。作業の中には、タブレットを使用するケースもあるでしょう。

そこで今回は、事務職の基礎となる「パソコンスキル」に焦点を当てて説明していきます。

事務職歴およそ10年の経験を持つ筆者の経験も交えながら、必要なスキルを紹介していきます。

【体験談】事務職に必要なパソコンスキル

パソコンのモニター

1:キーボードの基本操作、タイピングスキル

「えっ!?そんなこと?」と感じたかもしれません。まずは基本操作をマスターしておくことが必要です。その理由には以下のものがあります。

①エクセルやワードだけでなく、企業独自のネットワークも使用しているところが多い。これに関しては就職前に学ぶことができないので、基礎となる入力作業が大切になってくる
②すべての事務作業のスピード、正確さに関わる

このような理由から、キーボード操作が大切になってくるのです。業務によっては、次に紹介するエクセルやワードを全く使わず、この企業独自のネットワークの打ち込みのみというケースも考えられます。

2:エクセル(Excel)

表計算ソフトに、エクセルというソフトがあります。学んでおきたいスキルの詳細はこちらの記事「【障害者雇用】仕事にエクセルは必要?よく使う機能・計算式は?」で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

「エクセルか、ワードか」どちらを優先して学ぼうか悩んでいるケースもあるかもしれません。そのようなときはエクセルを選ぶ方がよいでしょう。これはエクセルで作成された文書や書類様式などもあるからで、反対にワードで表やグラフを作成されたものは少ないからです。

3:ワード(Word)

とはいえ、文書作成ソフトである「ワード」も重要です。大切な文書や冊子などのデータは、ワードで作成されるケースが多いです。

その中で「文字の配置(=左寄せ、右寄せなど)」や「下線・二重線の配置」などは書類でも良く使われます。

自分で0から作る能力も大切ですが、あらかじめ職場で作成されているファイルを「調整できる」スキルも大切です。

これはエクセルに関しても同様ですが、保存の際に「PDFファイル(文書データ)」に変換するスキルを身につけておくと、やり取りがスムーズになります。

参考:作った文書をPDFファイルに変換しよう – FMVサポート : 富士通パソコン

4:メールなどの情報通信技術(ICT)

メールなどのやり取りも必要です。アウトルック(Outlook)や企業独自のネットワークにメール機能がついている場合もあります。基本的には、どのシステムも操作は同じです。

ポイントしては、
・基本的な文字入力
・エクセルやワードなどのデータを添付して送信する
・送り先を指定する機能「cc」や「Bcc」の意味も理解し、適切な送信先にメールを送る
・情報セキュリティの基礎知識
このようなスキルは身につけておきましょう。

参考:TO、CC、BCCの特徴と違い |ビジネスメールの教科書

関連記事:テレワークで使用する情報通信ツールは?チャットワークなど紹介!
関連記事:【テレワークで働きたい】気をつけるべきセキリュティ対策とは?

ここまでが、「身につけておきたいスキル」になります。以下「あると有利に進められるスキル」として2つ紹介しましょう。

身につけていると事務職に有利なパソコンスキル

パソコンスキル習得にがんばろうと意志を込める女性

5:パワーポイント(PowerPoint)

プレゼンテーション作成ソフトに「パワーポイント」があります。求人票の業務内容欄に「資料作成」と書かれていたら、持っていた方がよいスキルです。

担当の業務内容によってはあまり使わない可能性もありますので、求人票や希望したい業種によって判断していきましょう。

6:不具合の時の対応

パソコンはどれだけ適切に使用していても不具合が起きる時があります。自分で対処できるものも中にはありますが、ほとんどの場合、業務端末の不具合の対応は業者対応です。

今目の前で起きた不具合がどれだけの問題なのかを理解し、(業者やシステム担当に依頼することを含む)適切な対応を取ることができれば、スムーズに作業を再開しやすくなるのです。

筆者の経験から「事務職に必要、有利になるパソコンスキル」はこの6種類です。これから学びたいときの参考になりましたら幸いです。

最後にこれまでの筆者の経験から、パソコン業務に関するポイントをお伝えします。

パソコン業務に関するポイント

キーボード入力の様子

「パソコンができる」とひとくくりに考えることは危険

よく「あの人はパソコンができるから」と聞きます。パソコンのことをよく知らない人ほど、この発言をするのです。しかし、この考え方には注意が必要です。

パソコンとひとえにいっても、上に挙げた「エクセルやワードが得意な人」もいれば、「パソコンの構造そのものに詳しい」人もいます。中にはネットワークやセキュリティに詳しい方もいました。どれか一つができれば、全てができるというわけではないのです。

そのため、「パソコンができます」と発言することで、自分が経験もしていない作業まで求められてしまう可能性もあるのです。ですから応募前に注意していただきたいのは、「パソコンが得意」とは記載せず、「エクセル」「メールの送受信」など、具体的に書くようにしましょう。

キーボードの打ち方など、パソコン操作にも「マナー」がある

職場に居ると、よくうまく作業できずに怒りをマウスやキーボードにぶつけている方がいました。本人は外に出ないよう抑えているつもりでも、キーボードを打つ音が「バシバシ!」のような、周囲に振動が伝わる打ち方をしていても気づかないケースがあるのです。

このような場合周囲に「騒音」として伝わってしまうこともあるのです。パソコン操作にも「マナー」があることを覚えておいてください。

就労移行支援で、あらゆるパソコンスキルを学ぶことができる

就労移行支援にてパソコンスキルを学んでいる女性
さて、これからパソコンを学びたいという方もいるのではないでしょうか。教室に通うとなると、エクセルからメールまでバラバラにお願いするケースが多いです。

障害を持つあなたにとって、働く為に必要なパソコンスキルを学べるところが「就労移行支援事業所」です。事業所により様々な支援スタイルがありますが、エクセルやワードはもちろん、メールなどの通信ツールを学べる事業所も存在します。

もし、どこの事業所に相談しようか迷っていたら、Salad編集部までご相談ください。あなたのニーズに合った事業所探しのお手伝いをさせていただきます。

まとめ

働くスキルを身につけ過ごす社会が拡がる
いかがでしたでしょうか。

事務職は障害者雇用の中でも人気のある業種の一つではないでしょうか。さまざまな業務の種類がある中、業務の軸となるのがパソコンなどの端末機器の操作です。自分が希望している事務業務をさらに具体的にしていき、希望に合ったパソコンスキルを学んでいきましょう。

【筆者紹介】
Salad編集部員。30代男性。広汎性発達障害、ASD(自閉症スペクトラム)の診断を受けている。公務員として6年、次に務めた民間企業でおよそ4年にわたり事務系の業務を経験。経験した業務は残業代や諸経費の計算、勤務スケジュールの管理から内部書類の確認など、さまざまな事務作業を経験してきた。

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