【障害者雇用】仕事にエクセルは必要?よく使う機能・計算式は?

障害者雇用の仕事でも、エクセルが多く使われている

エクセルなどの表計算ソフトは、現在もあらゆる業務で使われている

エクセル(Excel)は、マイクロソフト社が開発した表計算ソフトです。ワード(Word)と併せて、現在でもオフィスワークなどで活用されています。

ペーパーレス化が進み、これまで紙で行っていた業務もデジタル化が進んでいます。

他にも高度な計算ソフトやツールは存在します。しかし、活用には専門的知識を要するため、多くの方はやはりエクセルを使用しているのではないでしょうか。

障害者雇用の業務にも、エクセルは多く使われる

障害者雇用の業務にも、エクセルは活用されています。未経験の方や苦手な方には「いきなり難しい計算式を使ったファイルを作る」などの業務をする可能性は低いです。

しかし可能性として、事前に用意されたエクセルファイルに計算式が入っていることがあります。ファイルの調子が悪い時などにも対応できるよう、自分で作らない場合でも知識として学んでおくことをおすすめします。

それでは、エクセルを使用する業務には、どんなものがあるのでしょうか。

障害者雇用の求人で、よくエクセルが使われる仕事

データ入力

データ入力の際にはエクセルは必須です。中にはアクセス(Access)などを使用する場合もありますが、稀なケースです。

多くの計算式や複雑な表計算などがない代わりに、正確かつ迅速なタイピング能力が必要です。

事務職一般

契約書類・請求書類、社内のデータ管理やスケジュール表など、今では多くの書類がエクセルで作成されていることが多いです。

業務によっては、紙の代わりにPDFデータ(画像データ)として保存することもあります。

さらに社内で情報共有するために、インターネット回線を利用して複数の方でファイルを共有する「スプレッドシート」などを使用している企業もあります。

内部資料・広報誌などの作成

資料や広報誌などを作成する業務にもエクセルが使われる可能性があります。

グラフや計算を用いない場合はパワーポイントを使用することが多いです。しかし反対に計算を必要とする場合は、エクセルで資料を作ることがあります。

在宅勤務など、個人管理が必要な業務

在宅勤務ではエクセルを活用します。データ入力などエクセルを使用する業務はもちろんですが、自分で勤務状況や業務の進捗状況などを管理することがあります。

そのようなときに、エクセルがあると便利です。

それでは、障害者雇用で就職した場合、
〇よく使われるエクセルの操作機能
〇よく使われる計算式

には、どんなものがあるのでしょうか。

仕事でよく使うエクセルの操作機能

※「セル」・・・エクセルファイルの表の「マス」のこと

セルの操作、罫線作成、文字・数値入力

エクセルの基本操作です。事務関連の仕事でない場合にも、この操作は必要になるケースが多いです。

この操作だけでも、計算式のない簡単な表を作ることができます。

「ちょっとこのデータを簡単な表にまとめておいてくれる?」など言われたときに活用してください。

金額を計算する

事務の業務であれば、高い確率で金額を扱う機会があります。請求書、精算書、給与関係や売り上げなど多くの業務には「お金」がかかわります。これを1件ずつ紙に書く、計算機で金額を出していくのは非効率的です。

エクセルであれば、あらかじめ計算式を設定しておけば、入力するだけで自動的に計算してくれることも可能です。工夫をすれば、一度に何件分の業務を行えます。

印刷にかかわるノウハウ

エクセルで入力したデータや表を印刷することもあります。このときに印刷範囲の設定ミスで印字が途中で切れてしまうことや、文字が見えなくなっていることがあります。

データを正確にプリントするために、
〇プリンタの設定
〇印刷範囲(余白や拡大縮小、紙サイズ設定も含む)の設定
〇画面で見たものと印字されたものと表示が違うときがある。(文字がずれる、など)

などの、印刷にかかわるノウハウは必要になります。

その他

その他業務によっては「グラフを作成する」「PDFデータに変換して画像データにする」などの作業を行う可能性があります。

マクロやVBAをいきなり作る、というケースは少ないです。しかし、あらかじめマクロなどを用いて作成されたファイルを取り扱う可能性はあります。使用の際は、作業の流れを確認しましょう。

次に、数あるエクセルの計算式の中から、業務でよく使われる計算式をご紹介します。

仕事でよく使うエクセルの計算式

SUM(サム)

指定された範囲の合計値を出します。オートSUM機能という、範囲を指定するだけの便利な機能もあります。

AVARAGE(アベレージ)

指定された範囲の平均値を出します。

VLOOKUP(ブイルックアップ)

指定された範囲の中から特定の値を検索してくれます。少ない入力で、多くの処理をする際によく活用します。

※使用する例
あらかじめ入力されている社員データの中から、特定の値「山田 太郎」さんのデータを表示させたい。

COUNT

指定の範囲内の値の個数を数える計算式です。

COUNT(カウント)・・・数値があるセルの個数を出してくれます。
COUNTA(カウントエー)・・・数値である・なしにかかわらず、空白ではないセルの個数を出してくれます。
COUNTIF(カウントイフ)・・・指定した検索条件の個数を出してくれます。
※使用する例
表の性別欄「男性」「女性」のうち、「女性」と入力されたセルの個数(人数)のみを出す。

その他IF関数

該当する・該当しない結果によって、表示される値が変わるIF関数も使われていることがあります。

ここまで、仕事にかかわるエクセルについてをご紹介しました。

履歴書や職務経歴書も、エクセルで作れる

履歴書や職務経歴書は、何を使って作っていますか?一枚ずつ手書きで作っていますか?少し前は、「履歴書は手書きで書かないと誠意が伝わらないのではないか」とも言われていました。しかし現在では、そのようなケースはほとんどありません。

履歴書や職務経歴書も、エクセルで作ることが多いです。エクセルであれば、修正や変更も自由が利きますし、顔写真を何枚も印字することもなくせます。同じ書類を何度も印字できますから、効率的です。

就労移行支援で、1からエクセルを学ぶチャンス!

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

エクセルは、あなたの働ける選択肢を大きく広げてくれます。就職活動を機に、ぜひトライしてみてください。