テレワークで、事務職の業務がスムーズになる。
テレワークで事務職の業務効率化を図る
テレワークは、ペーパーレスや長時間労働などの浪費を防ぎ、効率化を図ります。そのため、事務職の仕事にも適用できる業務があります。
「書類が重くて、運ぶのが大変…」
「そもそも、出社しなくてもできる仕事なのでは…」
「一枚一枚、印鑑を押すのが大変…」
このような思いをされたことはありませんか？テレワークであれば、このような苦労をなくし、さらにスムーズに業務を進めることができます。
今回は、テレワークで、
○どんな事務業務が向いているのか。
○事務職にどのようなメリットがあるのか。
○行う上での注意点はあるか。
この３点をご紹介します。
テレワークに向いている業務
データ入力、データチェック
エクセルなどを用いたデータ入力業務は、テレワークに向いています。データ入力業務として、テレワークを募集する企業も多いです。
資料や広報誌、業務に使用するデータファイルの作成
テレワークで作成できる主な業務データファイルを挙げてみました。
【テレワークでできる事務色業務】
〇会議や打ち合わせに使用する資料（パワーポイントなど）
〇社内の広報誌（パワーポイント、イラストレーターなど）
〇請求書、契約書様式作成（エクセルなど）
〇業務に使用するデータファイルの様式（エクセルやアクセスなど）
〇業務マニュアル（パワーポイント、ワードなど）
〇社内ホームページの管理（ワードプレス、HTML/CSSなど）
このような業務は、テレワークで行うことができます。
業務マスタなど、内部情報の管理
社内で管理している業務マスタ（人事情報や社員の情報など）や、その他内部情報の管理にもテレワークは適しています。
その他
その他可能性として、
〇書類チェック・・・書類をスキャニングし、画像データ化した情報のチェック
〇メールやチャットでの問い合わせ対応
なども、業務内容によってテレワークで行うことも可能です。テレワークで行えるものとして、このような業務が挙がります。
次は、オフィスワークと比較してあなたにどんなメリットがあるのかをご紹介します。
テレワークで事務職の業務を行うメリット
周囲や環境の影響が少なく、集中しやすい
オフィスにいると、
〇快適な室温でない。寒い、暑い。
〇話し声や電話の音がうるさくて集中できない。
このようなことに不満に感じたことはありませんか？その他沢山の方の中で仕事をしていると、業務とはかかわりのない雑談なども求められます。
テレワークは、自宅で業務を行うスタイルがメインです。したがって「他人の目」がありません。あなたが快適に感じる環境の中で、業務のみに集中することができます。
受ける連絡は担当業務に限定できる。
オフィスにいると、電話応対を求められます。中には、自分が全く関わっていない業務についての応対もするかもしれません。
テレワークはあなたに来る連絡は、原則あなたの業務だけです。あらかじめ報連相の形式を決めておけば、あなたが受けやすい形式やタイミングでやり取りができます。
このように、あなたの快適に感じる環境で、業務に集中できるメリットがあります。
テレワークで事務職を行う際の注意点
それでは、テレワークを始めたい場合、どんなことに注意すればよいのでしょうか。
上司への報連相、業務の決裁ルートを確認する
業務中に不明な点、確認を依頼したい時など、報連相が大切です。
テレワークは、お互いの姿が見えません。オフィスにいれば在席しているときに「空気を読んで」伺いに行くこともできました。テレワークでの報連相の方法は、お互いが発信しあうしかありません。
そのため、スムーズにコミュニケーションが取れるように、上司や主に連絡を取る相手との報連相の形式について相談しましょう。また、事務職を行う上で、ほとんどの業務に上司の決裁が必要になるのではないでしょうか。
テレワークの場合、「直接行って見てもらう」ことができません。したがって、迅速かつ正確に決裁に出すために、ルートや方法も併せて確認しておきましょう。
担当業務の精度を上げ、一人で完結させる能力が必要
テレワークの場合、ひとりで作業を進めることになります。そのため、原則あなたひとりで業務を完結させる能力がないといけません。
「ピークの時期は周りの方に手伝ってもらっていた」という経験はありませんか？テレワークでも、分からないことを聞くことはできます。ただし頻度が多いと、相手を疲れさせてしまいます。
テレワークの場合、どんな時期でも一人で完結させられるスキルが必要です。業務の精度を上げて、自信をつけておきましょう。
関連記事：【長時間労働を防ぐ】テレワーク短時間集中のコツをマスターしよう！
一人でモチベーションを維持しないといけない
オフィスに出勤すると、周囲は基本「仕事モード」になっています。この雰囲気に合わせてモチベーションを維持することは比較的簡単です。
テレワークの場合、仕事場は自宅です。したがって、自分で「仕事モード」にしないといけません。サボりたい気持ちに打ち勝ち、成果を求める強い意志が必要です。
さらに、これまで通り休む場所も「自宅」です。オンオフの切り替えを自分の意思で行い、健康状態を管理することも、テレワークでは必要です。
関連記事：【テレワークで働く！】効率良く成果を出す『時間管理』のヒント
パソコンや情報セキュリティ、情報通信ツールの知識が必須
テレワークを行う際には、パソコンなどの端末操作やメールやチャットなどの情報通信ツールなどのスキルは必須です。
また、インターネットを利用するので、情報セキュリティ対策への知識も必要になります。これがないと、テレワークはできません。こちらの記事を参考にしてください。
関連記事：【テレワークで働きたい】気をつけるべきセキリュティ対策とは？
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まとめ
いかがでしたか。
テレワークであれば、たくさんの紙にまみれて仕事をすることがなくなります。あなたが快適に感じる環境で、業務を行うことができます。しかしながら、ベストな環境だからこそ成果も求められます。
「テレワークで事務職の経験を活かしたい、でもパソコンスキルが足りない・・」などお悩みの方は上記の案内を参考の上、ぜひSalad編集部までご相談ください。
