【テレワーク】会議の常識が変わる!?Web会議システムの効果とは?

テレワークを効率よく行うために、Web会議システムがおすすめ

テレワークでは、様々な情報通信ツールが使用されている

テレワークが、全国各地に普及し始めています。離れた場所でもやり取りができることで、より効率的に業務を進めることができる新しい働き方です。

現在テレワークで主に使用されている情報通信ツールには、
〇Eメール・チャットツール
〇電話関連システム
〇勤務管理システム
〇遠隔で在籍を確認するシステム

などがあります。

上記に関しての詳しく知りたい方はこちらの記事をチェックしてみてください。

現在はこれらのツールに加え、離れた場所同士でやり取りをする手段として、Web会議システムを導入する企業が出てきています。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、情報通信技術を用いて打ち合わせや会議を行うことができるシステムです。

種類として、主に
〇電話会議システム
〇ビデオ会議システム

の2種類があります。ともに端末を通じて相手とリアルタイムな会話ができます。ビデオ会議システムを利用すれば、離れた場所からでも相手と対面して会話することもできます。

参照:テレワーク導入手順書 – 総務省

さて、このWeb会議を活用できれば、会議や打ち合わせがスムーズになります。これまでの「会議室に集まる」タイプの会議と比較してどう違うのか。その効果をご紹介します。

【効果】従来の会議と、Web会議システムの比較

1)交通費、移動の労力がなくなり、会議の質が上がる。

従来の会議の場合は、本社などに参加者が集まって行うことが多いのではないでしょうか。大規模の会社では、全国各地から一か所に集まるというケースもあります。これにより交通費がかかります。遠隔地からの移動によって、参加者の疲労がたまってしまいます。

このような万全でない状態では、満足のいく話し合いを進めることは難しいです。

これに対し、Web会議システムは開催時間さえ合わせていれば、移動は不要です。万全の状態で参加できますし、自社のオフィスに関連付けて考えやすくなります。

これによって、会議の質が向上します。

2)上司が不在になるケースが減り、業務がスムーズになる。

従来の会議ですと、幹部や上層部参加のケースが多いです。

「『上司は本日会議のため不在です。』と今日だけで何回も電話回答している・・」
「大事な書類の決裁をもらいたいけど、上司が会議だからもらえない・・」
という経験はありませんか?

「上司が不在」なことで、業務が滞ることが多いのではないでしょうか。Web会議システムでは、オフィスに不在になることがありません。よってオフィスの業務全体がスムーズに進みやすくなります。

3)参加者の日程調整などが不要のため、即座に開催できる。

沢山の方が参加する会議ですと、それぞれの方が集まれるよう、日程調整が必要です。

「この日はこの人がだめで、この日はこの人がだめで・・」

と各人の参加できる日程を合わせていると、会議による問題解決が遅くなります。これにより上司の指示名命令がすべて後手に回るリスクがあります。

Web会議システムは、参加者が出勤していれば開催可能です。よって日程調整もスムーズにでき、早期に開催することができます。これにより、全体の業務の流れもスムーズになる効果が期待できます。

4)会議資料やモニターなどが見えやすい。

広い会議室でホワイトボードやモニターから遠い席にいると、内容が見えないことがありませんか?

Web会議システムでは、端末のモニターから見ることができます。そのため、誰でも見やすく、平等に情報を共有できるメリットがあります。

テレワークで、Web会議システムを使用するメリット

それではテレワークを行う上で、Web会議システムを使用するとどんなメリットがあるのでしょうか。

1)対面で話すことで、より正確にやり取りができる。

テレワークでは、コミュニケーションが重要になってきます。しかし、コミュニケーションの機会が減るという矛盾を抱えています。

この問題を改善するために、双方主体的に発信することが大切になってきます。ただし、お互いの顔が見えない状況でのやり取りは、不安になりやすいです。

Web会議システムであれば、実際に対面して報連相を行うこともできます。したがって、よりお互いの意思を正確に伝えることができます。

2)画像や写真などを踏まえた打ち合わせができる。

相手に業務内容などを説明したいとき、メールやチャットだけですと、「見ればわかる」ものを言葉や添付画像を送信して説明しなければなりません。

Web会議システムであれば、会話の流れの中で画像や写真を見てもらうことができます。これにより、相手に内容が伝わりやすくなります。

3)所在を確認する手段にもなる。

メールやチャットですと、所在を明らかにする方法は主に報告送信のみです。もちろん可能性は低いですが、正規の勤務場所でないことや、本人でない方が送信しているケースも考えられます。

Web会議システムは、相手と対面して行うシステムになります。よって、相手の顔を見ることで、より確実に相手の所在を確かめることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

Web会議システムは、これまでに馴染みがない方が多いかもしれません。そのため使用するにあたり、不安を感じている方が多いのではないでしょうか。

しかし、メールやチャットでは伝えきれない情報を、Web会議でやり取りすることも可能です。コミュニケーションにおいて、相手が見えない不安を解消することができます。

企業の方と相談しながら、よりよいコミュニケーションを取るための参考としてください。その他、情報通信スキルに不安を感じる方は、ぜひSalad編集部までご相談ください。