総務事務・人事事務とは。仕事内容や就職に必要なスキルについて紹介

総務事務・人事事務とはどんな仕事?

良い職場環境のイメージ

総務事務・人事事務とは

仕事についての説明の前に、まず「総務」「人事」について説明しましょう。

総務』は企業のレベルアップを支えるために、あらゆるサポートを行う役割を持っています。『人事』は経営層とのやり取りや従業員の生活に関するサポート、入社希望者への対応などの役割を持っています。これらを担当するのが『総務事務』『人事事務』です。

参考:総務とは?意外に知られていない仕事内容 | tree
参考:人事部とは? 業務内容、4つの機能、年間スケジュール、総務との違い – カオナビ人事用語集

総務・人事を両方行うケースもある

またこの2つは『人事総務課』など、両者の業務をひとまとめにして行うケースもあります。そのようなケースにも対応できるよう、今回は『総務事務・人事事務』の仕事について見ていきましょう。

総務事務の仕事内容

それぞれの個性を活かして活躍する社員たち

では、まずは「総務事務」について仕事内容を見ていきましょう。分かりやすく説明しますと、『他の部署には属さない多様な業務』と言えます。

物品の管理

筆記具やコピー用紙などの事務用品の管理、社員の名刺・企業封筒の発注など消耗品の手配を行います。社員の仕事に支障をきたさないよう、在庫管理を行い常に切らさないように心がける必要があります。また、消耗品以外に企業の備品や資産を管理する場合もあります。

保守管理

パソコンやコピー機など、企業内での機器や設備の保守を行うのも総務の仕事です。機器のトラブルや不具合の際に専門業者に依頼する役割(代替機器の手配も含む)や、『コピー用紙を使いすぎていないかな…』などコストを検討するなどがここに含まれます。

社内規定の作成・改定

企業を経営していく上では、ルールが必要になってきます。社内規則や基本経営規定、業務関連規定、人事規定など名称は様々です。この多岐にわたる社内規定を作成し、変更の必要があれば改定していくのが総務の仕事になります。これには、関連の書類作成や通知を行うなども含まれます。

念のため、総務に就職しても突然社内規定について良い案を考えなさい…と言われることはありません。実際にルールについて考えるのは上層部であることが多いです。したがって社内規定に関する書類を作成したり、関連部署に通知したりなどのサポートに回るケースが多いでしょう。

文書管理

文書管理は株主総会や内部会議などの議事録や社外との契約書、社員名簿などの社内文書の管理・整理です。書類はもちろん、現在はデータ上での管理を行うケースもあるでしょう。

参考:総務とは?その仕事内容と役割とは? 必要なスキルとともに | 【NOC】誰も知らない教えてくれないアウトソーシングBPO

これらの業務が、「総務事務」の仕事内容です。では、続いて「人事事務」についても見ていきましょう。

人事事務の仕事内容

人事課にて部内会議の様子

人事企画に関する業務

人事企画とは、社内で『人』をどのように活用するかを企画していくことです。主な企画については下記の通りです。

・採用計画の立案…新しく社内の『人』をどれだけ、どんな人材を求めるべきか
・部門構成・人材配置の立案…仕事をスムーズに行うために、人材配置について考える(人事異動に関することも、ここに含まれる)

これらのように社内の『人』の活かし方について考えるのが『人事企画』なのです。もちろんこちらも総務事務の社内規定と同様、入社してすぐに社員の異動について考える…など企画そのものに携わるケースはないでしょう。したがって、行う仕事は指示に基づいて企画書を作成することや各署への通知などがメインになるのではないでしょうか。

採用・雇用に関する業務

人事事務のもっともメインの仕事となりやすい業務が、この採用・雇用に関する業務です。主な仕事を下記にまとめました。

・採用計画に基づいて、社員を募集する
・採用・不採用の判断に関すること
・企業の魅力を社外に発信し、関心を持ってもらうこと
・SNSなどを使用して、社外の方とやり取りを行うこと

これらの業務を行います。もちろん、これも入社していきなり面接官になるということはありません。そのため採用面接に関する書類の管理、応募者から届いた書類の管理などの各種サポートがメインとなるでしょう。

労務管理

労務管理とは、企業内で働く人を対象とした仕事になります。主な業務内容を下記の通りまとめました。

・雇用契約
・給与計算・支払い
・勤怠管理
・社会保険手続き
・福利厚生

これらを対象とした仕事です。雇用契約で言えば契約書のチェックや管理もありますし、勤怠管理で言えば社員の勤務情報に誤りはないかどうかのチェックなどがあるかもしれません。

教育・育成

教育・育成は社員をより企業内で活躍できる人材とするために、あらゆるスキルアップの機会を考えることです。代表的なもので言うと「新入社員研修」「役職者研修」などが挙げられます。その他専門的な知識を要する部署に配置された社員に「~担当者研修」などの機会もあるでしょう。

このようなスキルアップに関する企画やサポートを行うことが、人事事務の仕事になります。こちらもはじめは企画そのものではなく、通知文の送信や、応募者の管理などを任されるなどを行うでしょう。

制度・環境の整備

社員が快適に働けるための制度・環境の整備を行っていきます。分かりやすいものとして「評価・報酬制度」に関する仕事などが挙げられます。その他社内でセクハラなどの問題が起きないための環境づくり、働き方改革の実現についてなども人事の仕事になります。

以上が「人事事務」の仕事です。先ほど総務の仕事で『他の部署に属さない仕事を行う』と説明しました。企業に「人事課」という部署が存在しない場合も、これらの仕事を総務事務が行う可能性もあるので覚えておきましょう。

参考:人事事務とは – 人事事務の仕事内容、給料事情、メリット、やりがいまで徹底解説|マイナビキャリレーション

総務事務・人事事務に必要なスキルは?

多種多様な関わりを持つ、人事・総務事務の社員

どちらも業務内容が多岐にわたるため、必要スキルや資格なども様々です。労務関係を担当する場合であれば労働基準法などの労務関係の知識が必要になります。福利厚生であれば生命保険など、生活にも関わる知識が必要となるでしょう。その中でも多くのケースで必要になりやすいスキルは以下の通りです。

・事務処理能力…さまざまな業務に優先順位をつけ、並行して行う力
・パソコンスキル…ワードやエクセルなどのオフィスソフトのスキル。加えてメールなどの通信ツールも含む
・コミュニケーションスキル…様々な人と関わる機会が出てくるため、幅広く対応できる力を求められやすい

これらのスキルがあると、スムーズに仕事を行えることにもつながるでしょう。

まとめ

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いかがでしたでしょうか。

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