【障害者雇用】はじめての事務職。仕事開始前に必要な物を紹介!

初めての事務職で、不安を感じる

はじめての仕事で緊張してしまう男性

障害者雇用で、事務職の就職が決まった

障害者雇用として就職活動を進め、晴れて『事務職として就職が決まった』という方もいるのではないでしょうか。過去の事務職を経験していたとしても、仕事開始前までは緊張するものです。ましてや、

・これまでは事務職以外の仕事の経験のみ。事務職自体は未経験である
・職歴がなく、はじめての就職になる

このようなケースの方が事務職に就職するとなれば、『どうしたらよいか分からない』ことばかりでさらに不安が強いかもしれません。そこで今回のテーマは、『事務職ではどのような道具が必要なのか』についてです。実際に10年以上事務職を経験してきた筆者の体験も交えながらお伝えしていきます。

参考:令和元年 障害者雇用状況の集計結果

【障害者雇用】事務職の仕事に必要な物

事務職に必要な物がきれいに整頓されているデスク

印鑑関係

事務職で最も大切な物の一つは、『印鑑』です。書類のチェックや課内の回覧のチェックなど、『確認しました』のマークとして使用するケースが多いです。また、契約書などの正式な内部書類などにも印鑑を使用するケースがあるかもしれません。

また、基本的にはシャチハタタイプ(朱肉不要の印鑑)ではなく、朱肉を必要とする印鑑が望ましいとされるケースが多いです。そのため、印鑑に加えて朱肉なども用意しておくと良いでしょう。また、きれいに押印できるよう、下に敷くマット(ゴム製のものなど)なども用意しておくと便利です。

【必要な物リスト】
・印鑑(朱肉を要するタイプのもの)
・朱肉
・印鑑マット

また職場で指定のない限り、銀行印などの認め印とは別に用意してくださいね。

筆記具

当然ではありますが、筆記具は必要になります。

【必要な物リスト】
・ボールペン
・サインペン
・蛍光ペン(マーカー)
・シャープペンまたは鉛筆(シャープペンの場合は替え芯、鉛筆の場合は鉛筆削りが必要)
・消しゴム
・付せん(多めに)
・メモ用の紙やノート

中には、3色ボールペンやシャープペン付きボールペンなどもあります。しかしポイントとして、このような1本で多色・多数の機能があるペンは使いづらいケースがあります。理由は業務の中で使う色が偏ってしまうケースがあるからです(黒と赤だけ使用し、青は使わないなど)。

また、付せんは上司などに声をかけづらい時のちょっとしたメモにも活用できることがあります。『後で相談したいことがあります』などをメモして上司に渡すなど、状況に応じてメッセージ代わりにもなることを覚えておきましょう。

その他事務用品

その他事務用品として、下記の用具を準備しておきましょう。

【必要な物リスト】
・ハサミやカッター
・修正テープや修正ペン(主に内部間のメモや自分用として)
・定規
・セロハンテープやのり
・ホッチキス
・書類の穴をあけるパンチ
・クリップ

これらも必要になるケースがあります。ただし注意しておくのは、修正テープや修正ペンは、企業の正式な書類(請求書や契約書など)には使うことはほとんどないと覚えておきましょう。理由は書類の訂正に修正ペンなどを使用することで『金額や情報を改ざんした』とも解釈されてしまう可能性があるため、使用を認める企業が少なくなっているからです。

修正の際には、正式には訂正の押印をすることが基本になります。業務のポイントとして覚えておいてくださいね。

ファイル関係

多くの場合、事務職は書類を扱います。内部書類はもちろん、教わったことのメモやメニュアルなどもファイルを使用することが多いです。職場に備品としてファイルがあるケースもありますが、経費削減のために十分な量をもらえないこともあります。そのため、自分でも綴じるファイルを1つ以上、クリアファイルを10枚前後用意しておくと良いでしょう。その後は職場に確認しながら用意するようにするとよいでしょう。

参考:これだけは揃えよう! 必須のオフィス備品一覧

その他

その他自分の体調や特性に合わせて、下記の用具も準備しておくと良いでしょう。

【あると安心な物】
・ひざ掛け…冷房や寒さが苦手な方
・クッション…座席の感覚が苦手だと感じた時
・ウェットティッシュ…手やデスクをきれいにしたいとき

これらの用具を準備し、体調を崩す原因を減らす工夫も大切です。使用の際には職場とよく相談しておきましょう。

あると便利なアイテムも存在する

また、必ず必要ということではありませんが、持っていると便利なアイテムもたくさんあります。下記の参考リンクに一部を紹介していますので、興味のある方や道具にこだわりたい方などは、一度チェックしてみると良いでしょう。

参考:家でも使える☆事務仕事の必需品「便利グッズ&面白い文房具23選」

必要な事務用品について、事前に企業に確認する方法もある

サボらず頑張って仕事を完了した男性
今回『自分で事前に準備しておくと良いもの』として、さまざまなアイテムを紹介しました。しかし企業によっては『備品』として、これらを用意しなくても必要分をもらうことができるケースもあります。ですから事前に職場に確認して、どの用具が必要か今回お伝えしたものをリストとして活用して問い合わせてみる方法もあります

クリアファイルは、職場にもありますから、用意しなくてよい』『付せんは自分で買う決まりになっています』など、その職場ごとのルールがありますので、不安な場合は事前に確認しておくと良いでしょう。

事務職に必要なスキルについてはこちらもチェック

事務職について説明をする男性

スキル全般に関してはこちら

事務職に必要な用具は分かった。後は必要なスキルが気になる…』このような場合はこちらの記事「精神障害者雇用の事務職の仕事で必要なスキル。身につける方法はある?」をチェックしてみましょう。事務職に必要なスキルや心構えを紹介しています。

パソコンスキルに関してはこちら

また、事務職にはほとんどのケースでパソコンを使用します。パソコンのスキルについても不安がある場合は、こちらの記事「【障害者雇用】事務職未経験でも応募したい。必須パソコンスキルは?」をチェックしてみましょう。

また、エクセルとワードを仕事で使う工夫について、こちらの記事で体験記事を紹介しています。併せて参考にしてみてください。

まとめ

主体的に働く姿勢を見せる、事務職の男性
いかがでしたでしょうか。

事務職で必要な道具について紹介しました。もう一度必要な物をリストとして確認してみましょう。

【事務職に必要な物チェックリスト】
□ 印鑑(朱肉を要するタイプのもの)
□ 朱肉
□ 印鑑マット
□ ボールペン
□ サインペン
□ 蛍光ペン(マーカー)
□ シャープペンまたは鉛筆(□ 替え芯 または 鉛筆削り)
□ 消しゴム
□ 付せん
□ メモ用の紙やノート
□ 書類を綴じるファイル
□ クリアファイル
□ ハサミやカッター
□ 修正テープや修正ペン
□ 定規
□ セロハンテープやのり
□ ホッチキス(ホチキス針も含む)
□ 書類の穴をあけるパンチ
□ クリップ
□ その他、特性に応じた道具
□ 職場への確認(備品の有無や要持参のもの)

良かったら、これをチェックリストとして活用してください。仕事に必要な準備を整えて、良いスタートを切れるよう、心がけていきましょう。

【筆者紹介】
Salad編集部員。主にテレワークのスタイルで記事制作を担当。ASD(自閉症スペクトラム)の診断を受けており、かつHSPの気質も強い。事務職歴はおよそ10年。勤務管理や経費計算、書類作成など幅広く経験してきた。

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