貿易事務とはどんな仕事？
貿易事務とは
貿易事務とは、輸出や輸入などの貿易に関する企業で事務業を行う仕事をいいます。一般事務や営業事務と比較して、専門性が高いことが特徴です。専門知識と語学力を活かし、主体的に貿易事務を動かしていく大切なポジションになります。
貿易の際に同時並行で動く商品・代金・書類の流れを把握して、業務を進めていくことがポイントになる仕事です。
『事務』というだけで応募するのは危険。仕事内容を知ることが大切
就職の際、「事務」というワードだけに注目して仕事選びをしていませんか。『貿易会社で、事務をする人』という認識だけで応募すると、仕事に追いつけず困ってしまうかもしれません。また反対に、業務内容や必要スキルが明確になれば、自分のスキルを活かせるかどうかも見えやすくなります。
そこで今回はこの『貿易事務』について、仕事内容や必要となるスキルなどを一緒に見ていきましょう。
貿易事務の仕事は、大きく分けて２種類ある
貿易事務の仕事は、大きく分けて２種類に分類されます。その２種類は、
・商社・メーカー系
・物流・フォワーダー系
この２つになります。ちなみに「フォワーダー」とは、荷主から荷物を受け取り様々な交通手段を用いて目的地まで配送をする通関業者や海貨業者のことです。貿易においてフォワーダーは欠かせない存在となりますので、興味のある方は下記の参考リンクをチェックしておきましょう。
参考：貿易事務職の仕事内容って？「商社・メーカー系」と「物流・フォワーダー系」との違いについて | みんなの仕事Lab-シゴ・ラボ-
参考：「貿易者必見」フォワーダーとは？国際輸送のお助け役 | HUNADE EPA/輸出入/国際物流/貿易求人
では、この２つのジャンルごとに仕事内容をチェックしていきましょう。
貿易事務の仕事内容【商社・メーカー系】
商社・メーカー系の貿易事務は企業によっても業務内容は異なりますが、会社規模が大きいほど細分化された仕事を行い、中小企業の場合は幅広く業務を行うのが一般的です。ですから大企業の方が、業務を定型化しやすく比較的に慣れやすいこともあるでしょう。
【主な仕事内容】
・商品の受発注
・納期の調整
・輸出者・輸入車とのコレポン（※コレポンの詳細は下記）
・船会社への船腹予約（ブッキング）
・貿易関連書類の作成およびチェック
・貨物海上保険の手続き
・フォワーダーと連携しての運送手配や輸出入手続き・商品代金決済業務（通常、社内の経理部と連携して行います）
・社内システムへの情報入力（輸出入品の数量、価格など）
これらが業務内容です。なお、上記の「コレポン」は英語で「Correspondence（コレスポンデンス）」の略称になります。貿易業務では、「外国語（主に英語）を用いて海外の取引先とやり取りすること」として使われるケースが多いです。このような外国語での専門用語も使う機会が多くあります。こちらのサイトで、和訳付きの貿易用語辞典を見ることができますので、事前にチェックしておくと良いかもしれません。
貿易事務の仕事内容【物流・フォワーダー系】
物流会社・フォワーダー系の仕事内容は下記の通りになります。商品・メーカー系と同様、業務の範囲などは企業により異なります。
【主な仕事内容】
・船会社への船腹予約（ブッキング）
・税関への輸出入申告（通関）
・海外のフォワーダーや運送会社への連絡
・輸出入貨物の管理など
・社内システムへの船積書類データ入力など
物流・フォワーダー系の仕事は、このようになります。その他資格を取得することで、通関士など船や倉庫に関わる仕事に就ける可能性も出てきます。
以上が、貿易事務の主な業務内容です。では、貿易事務の仕事を行うために必要なスキルについてチェックしていきましょう。
貿易事務に必要なスキルは？
外国の言葉や文化を知る
当然ですが、貿易は海外とのやり取りがメインです。仕事の中で異なる言語や文化を持つ方ともコミュニケーションをとらなくてはなりません。そのため英語など外国の言葉を使用して会話する、メールなどで連絡を取り合うことが求められます。
また、日本とは異なる文化を持つ相手に対しても注意しなければなりません。例えば日本独特の「曖昧な雰囲気から読み取る」文化とは異なり「はっきりと意思を言葉にする」文化を持つ相手の場合、相手に分かるような表現を意識して対話していくことが大切になるでしょう。
パソコンスキル
どの事務職でも同様ですが、貿易事務でもパソコンのスキルは重要です。メールなどの通信ツールはもちろん、エクセルやワードといったオフィスワークで使われるソフトを活用するケースが多いです。書類などを一から作成することは稀で、予め作成されている様式に入力・修正していく作業がメインになります。しかしその場合でもシステムを知らないとスムーズに行うことができないため、スキルを身につけておくとよいでしょう。
作業の正確性・速さ
これも他の事務職にも共通していることですが、作業の正確さや速さは重要になります。特に貿易事務は海外とのやり取りになるため、ひとつ作業が遅れるだけで大きく貿易の流れに支障きたすおそれもあるのです。
そのため、職場全体の流れがスムーズになるよう、作業の正確さや速さが求められるでしょう。また、それを行うためのスケジュール管理や自己管理などのスキルも重要になってきます。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
貿易事務は外国語でもってやり取りを行うケースが多いため、『自分は無理かも…』と敬遠されてしまいやすいかもしれません。反対に言えば、大学などで英語を勉強してきたのに、就職してから何にも使っていない…このような場合にスキルを活かせるチャンスでもあります。
自分の持つスキルと業務内容を照らし合わせながら、進んで動きたくなるような環境を選ぶよう、心がけていきましょうね。
